The website of the ICOH Committee on Shiftwork and Working Time, a committee of the International Commission on Occupational Health (ICOH)

Working Time Society By-laws for Incorporation - 2016

Registration number: ZVR-Zahl:595551970

Rules in German

Translation of German content

Statuten des Vereins Working Time Society

 

§ 1: Name, Sitz und Tätigkeitsbereich

 

1.1. Der Verein führt den Namen Working Time Society.

1.2. Die Abkürzung ist WTS.

1.3. Der Verein hat seinen Sitz an der Technischen Universität Wien, Favoritenstr. 9-11, Institut 187 in 1040 Wien und erstreckt seine Tätigkeit weltweit.

1.4.  Englisch ist die Arbeitssprache des Vereins.

1.5   Die Gesellschaft wird keine Aktivitäten oder Arbeitszeitforschung unterstützen, die aufgrund von Alter, Geschlecht, Rasse, Religion, sexueller Orientierung oder der Politik eine Diskriminierung zu fördern scheinen.

1.6. Die Errichtung von Zweigvereinen ist möglich.

 

§ 1: Name, location and area of operation

 

1.1. Name of the society is Working Time Society.

1.2. Abbreviation is WTS.

1.3. The Society is registered at the Technical University Vienna (Favoritenstr. 9-11, Institut 187 in 1040 Wien Austria) and will be active worldwide.

1.4. English is the official language of the Society.

1.5. The Society will not support activity or research on hours of work, which seems to encourage age, gender, race, religion, sexual orientation or political discrimination.

1.6. The formation of branches is possible.

 

§ 2: Zweck

Der Verein, dessen Tätigkeit nicht auf Gewinn gerichtet ist, bezweckt:

 

2.1. Die Förderung von Forschung zu Arbeitszeiten und Gesundheit, was Fragen der Wirkung von Arbeitszeiten, insbesondere bezüglich Gesundheit, Sicherheit und Lebensqualität beinhaltet.

 

2.2. Praktische Hinweise dafür bereit zu stellen wie verschiedene negative Wirkungen von Arbeitszeiten minimiert und positive Wirkungen maximiert werden können.

 

2.3. Die Vertretung der wissenschaftlichen und professionellen Interessen von Forschern im Bereich Arbeitszeit und Gesundheit.

 

2.4. Die Schaffung eines Forums für ForscherInnen in diesem Bereich, um sich zu treffen und über gemeinsame Forschungsfragen und Forschungsergebnisse auszutauschen. Dies schließt die Ausrichtung von zweijährig stattfindenden Symposien ein.

 

2.5 Die Verbreitung von Wissen zu den Wirkungen von Arbeitszeit bezüglich Gesundheit, Sicherheit, Lebensqualität. Das inkludiert Publikationen und Kommunikation.

 

 

2.6 Der Betrieb einer Webseite zur Unterstützung der Ziele der Gesellschaft und des Scientific Committee on Shiftwork der International Commission on Occupational Health (ICOH).

 

2.7 Die Zusammenarbeit mit dem  Scientific Committee on Shiftwork der International Commission on Occupational Health (ICOH) um diese gemeinsamen Ziele zu verfolgen.

§ 2: Aims

The purpose of the Society, which is a not-for-profit organization, aims to:

2.1. Promote research of working time and health, which includes questions about the impact of working hours, in particular on health, safety and quality of life.

 

2.2. Offer practical evidence as to how negative effects of working hours can be minimized and how positive effects can be maximized.

 

 

2.3. Represent scientific and professional interests of researchers in the field of working hours and health.

 

2.4. Create a forum for researchers in this area, in order to meet and discuss common research questions and research results. This includes the organization of Biennial Symposia.

 

 

2.5 Disseminate knowledge on the effects of working time on health, safety, and quality of life. This includes publication and communications.

 

 

2.6 Operate a website in support of the objectives of the Society and of the Scientific Committee on Shiftwork of the International Commission on Occupational Health (ICOH).

 

2.7 Collaborate with the Scientific Committee on shiftwork of the International Commission on Occupational Health (ICOH) to pursue these common goals.

 

§ 3: Mittel zur Erreichung des Vereinszwecks

 

3.1. Der Vereinszweck soll durch die in den Abs. 3.2 und 3.3 angeführten ideellen und materiellen Mittel erreicht werden.

 

3.2. Ideelle Mittel sind:

a.      Mitarbeit und Ressourcen von Vereinsmitgliedern,

b.      Vorträge und Versammlungen, gesellige Zusammenkünfte, Diskussionsveranstaltungen, Konferenzen, Workshops

c.      Herausgabe von Publikationen

 

3.3. Materielle Mittel sind:

a.      Mitgliedsbeiträge

b.      Einnahmen aus Veranstaltungen (z.B. wissenschaftlichen Konferenzen und Seminaren) und Publikationen

c.      Sponsoring durch Sozialpartner, Unternehmen, etc.

 

3.4  Kooptierte Mitglieder des Vorstands und solche die von dem/der PräsidentIn ernannt wurden haben Stimmrecht im Vorstand.

§ 3: Means to achieve the aims of the society

 

3.1. The aims shall be achieved through non-material and material means listed in §3.2.and §3.3.

 

3.2. Non-material means are:

a.      WTS member contributions and resources,

b.      Presentations, formal and informal meetings, and discussion rounds, conferences, Workshops

c.      Publications

 

3.3. Material means are:

a.      Membership fees,

b.      Revenue from meetings (e.g. scientific conferences, seminars and symposia) and publications,

c.      Stakeholder sponsorships from social partners, industry, etc.

 

3.4. Co-opted Board of Directors members and members appointed by the President shall have voting rights.

§ 4: Arten der Mitgliedschaft

 

4.1. Die Mitglieder des Vereins gliedern sich in ordentliche und assoziierte Mitglieder.

 

4.2. Ordentliche Mitglieder sind jene, die sich an der Vereinsarbeit beteiligen, die Ziele des Vereins unterstützen.

Ordentliche Mitglieder sind:

·   Mitglieder der ICOH (International Committe of Occupational Health) die sich für das Scientific Committee on Shiftwork and Working Time entscheiden

·   Ehrenmitglieder auf Lebenszeit

·   Ehrenmitglieder

·   Andere Mitglieder die Mitgliedsbeiträge bezahlen

 

4.3 Assoziierte Mitglieder sind Personen, deren Mitgliedsantrag in Arbeit oder – nach Verfall der Mitgliedschaft – in Erneuerung ist.

 

4.4. Als Ehrenmitglieder auf Lebenszeit („Fellows“) können Mitglieder vom Vorstand in Anerkennung ihres besonderen Beitrags zur Entwicklung der Gesellschaft ernannt werden.

 

4.5. Als Ehrenmitglieder („Honorary Members“) können vom Vorstand Nichtmitglieder in Anerkennung ihres besonderen Beitrags zur Entwicklung der Gesellschaft ernannt werden.

§ 4: Types of Membership

 

4.1. Members are either regular or associate members.

 

 

4.2. Regular members are those who take active part in the Society, support the Society’s aims and are:

 

·   Members of ICOH Scientific Committee on Shiftwork & Working Time

 

·   Fellows

·   Honorary Members

·   Other members that pay membership fees.

 

4.3. Associate Members are persons that are in the process of being approved or renewing their lapsed membership.

 

4.4. The Executive Board may elect members of the Society as "Fellows" in recognition of their special contributions to the Society.

 

4.5. The Executive Board may elect non-members of the Society who they wish to honor as "Honorary members" in recognition of their distinguished contribution to the area.

§ 5: Erwerb der Mitgliedschaft

 

5.1. Mitglieder des Vereins können alle physischen Personen werden, die aktiv im Feld tätig sind und die Vereinszwecke unterstützen und deren Aufnahme durch ein Mitglied befürwortet wird.

 

5.2. Über die Aufnahme von ordentlichen Mitgliedern entscheidet der Vorstand, bzw. ein/e Beauftragte/r des Vorstands. Die Aufnahme kann verweigert werden, wenn die begründete Befürchtung vorliegt, dass eine Mitgliedschaft dem Vereinszweck schadet. Gegen die Entscheidung des Vorstands kann ein Schiedsgericht einberufen werden.

 

 

5.3. Bis zur Entstehung des Vereins erfolgt die vorläufige Aufnahme von ordentlichen Mitgliedern durch die Gründer des Vereins.

 

5.4. Wird ein Vorstand erst nach Entstehung des Vereins gewählt, erfolgt die vorläufige Aufnahme ordentlicher Mitglieder bis dahin durch die Gründer des Vereins.

 

5.5. Reguläre Mitglieder können Ehrenmitglieder auf Lebenszeit und andere Ehrenmitglieder nominieren. Der Vorstand stimmt über den Antrag ab und gibt die Verleihung der Ehrenmitgliedschaft in der Generalversammlung bekannt.

 

§ 5: Acquisition of membership

 

5.1. Members of the Society may be individuals who are active in the field and support the aims of, and have the endorsement of a regular member of the Society.

 

5.2. The Executive Board or a person nominated by the Executive Board decides on the admission of regular members. Membership admission may be refused if there is a reason to fear that a membership will jeopardize the purpose of the Society. An Arbitration Tribunal may be convened to challenge the decision of the Executive Board.

 

5.3. Provisional admission of ordinary and supporting members is obtained through the founders of the association.

 

5.4. As long as the Executive Board is not elected, the founders of the Society are allowed to decide on membership and to elect board members.

 

5.5. Any regular member may nominate fellows and honorary members, who will be voted on by the Executive Board and announced during the next general assembly.

§ 6: Beendigung der Mitgliedschaft

 

6.1 Die Mitgliedschaft erlischt durch Tod, freiwilligen Austritt oder Ausschluss.

 

6.2. Der Austritt kann jederzeit erfolgen. Er muss dem Vorstand schriftlich mitgeteilt werden.

 

6.3. Der Vorstand kann ein Mitglied ausschließen, wenn dieses Mitglied länger als zwei Jahre mit der Zahlung der Mitgliedsbeiträge im Rückstand ist.

 

6.4. Der Ausschluss eines Mitglieds aus dem Verein kann vom Vorstand auch wegen grober Verletzung der Mitgliedspflichten oder Gefährdung der Vereinsziele beschlossen werden.

 

§ 6: Termination of membership

 

6.1. Membership ends if a person dies, decides to quit the organization, or is excluded [removed].

 

6.2. Rescinding membership is possible at any time. The Executive Board has to be informed in writing.

 

6.3. The Executive Board can exclude [remove] a member if the member does not pay membership fees for two years.

 

 

6.4. The Executive Board can exclude a member if that person is in gross violation of fulfilling member duties or may jeopardize the purpose of the organization.

§ 7: Rechte und Pflichten der Mitglieder

 

7.1. Die Mitglieder sind berechtigt, an allen Veranstaltungen des Vereins teilzunehmen. Alle Teilnehmer sind berechtigt, an der Generalversammlung teilzunehmen. Das Wahlrecht sowie die Möglichkeit für ein Amt innerhalb des Vereins nominiert zu werden, steht nur den ordentlichen Mitgliedern zu.

 

7.2. Jedes Mitglied ist berechtigt, vom Vorstand die Ausfolgung der Statuten zu verlangen.

 

7.3. Die Mitglieder sind verpflichtet, die Interessen des Vereins nach Kräften zu fördern.

§ 7: Rights and duties of members

 

7.1. Members can take part in all activities of the Society. All members are allowed to participate in the general assembly. Only regular members are allowed to vote and be nominated for functions within the Society.

 

7.2. Each member can ask the Executive Board to provide a written copy of the rules & by-laws.

 

7.3. Members are bound to support the Society with their best effort.

§ 8: Vereinsorgane

 

8.1. Organe des Vereins sind:

a.      Generalversammlung (§§ 9 und 10)

b.      Vorstand (§§ 11 bis 13)

c.      Rechnungsprüfer (§ 14)

d.      Schiedsgericht (§ 15)

§ 8: Entities of the Society

 

8.1. The entities of the Society are:

a.      General Assembly (§§ 9 and 10)

b.      Executive Board (§§ 11-13)

c.      Auditors (§14)

d.      Arbitration (§15)

§ 9: Generalversammlung

 

9.1. Die Generalversammlung ist die „Mitgliederversammlung“ im Sinne des Vereinsgesetzes 2002. Eine ordentliche Generalversammlung findet spätestens alle drei Jahre statt. Idealerweise finden diese Generalversammlungen im Rahmen der zweijährlichen Symposien statt.

 

9.2. Eine außerordentliche Generalversammlung findet auf

a.      Beschluss des Vorstands oder der ordentlichen Generalversammlung

b.      schriftlichen Antrag von mindestens 20 WTS Mitgliedern

c.      Verlangen der Rechnungsprüfer

d.      Beschluss der/eines Rechnungsprüfer/s

e.      Beschluss eines gerichtlich bestellten Kurators binnen vier Wochen statt

§ 9: General Assembly

 

9.1. The general assembly is the "members' assembly" as defined by the Austrian association law of 2002.  A regular meeting takes place at least every 3 years.  Ideally, it takes place within the scope of the biennial symposia.

 

9.2. An extraordinary General Assembly may be held based on:

a.      Decision of the Executive Board or the regular General Assembly

b.      Written request by at least 20 WTS members

c.      Request by the Auditors

d.      Decision of the Auditors

e.      Determination of a legal curator within 4 weeks

 

9.3. Sowohl zu den ordentlichen, wie auch zu den außerordentlichen Generalversammlungen, sind alle Mitglieder mindestens 28 Tage vor dem Termin per E-Mail an die dem Verein vom Mitglied mitgeteilte E-Mail-Adresse einzuladen. Die Anberaumung der Generalversammlung hat unter Angabe der vorläufigen Tagesordnung zu erfolgen. Die Einberufung erfolgt durch den Vorstand, durch die/einen Rechnungsprüfer oder durch einen gerichtlich bestellten Kurator. Die Einladung zu den Symposien gilt als Einladung zur Generalversammlung.

Amendment of existing rules:

9.3. Members of the Society will be given at least 28 days notice of any meeting via email sent to the email-address last known from this member. The invitation to General Assembly must include the draft agenda. A meeting of the General Assembly is called by the Executive Board, the Auditors, or an appointed curator. Invitation to the symposia implies an invitation to the General Assembly.

9.4. Anträge zur Generalversammlung sind mindestens drei Tage vor dem Termin der Generalversammlung beim Vorstand schriftlich oder per E-Mail einzureichen.

 

9.5. Gültige Beschlüsse – ausgenommen solche über einen Antrag auf Einberufung einer außerordentlichen Generalversammlung – können nur zur Tagesordnung gefasst werden.

 

9.6. Bei der Generalversammlung sind alle Mitglieder teilnahmeberechtigt. Stimmberechtigt sind alle Mitglieder mit Ausnahme der Assoziierten Mitglieder. Jedes Mitglied hat eine Stimme.

 

9.7. Beschlüsse sind nur zulässig bei der Anwesenheit von 20 stimmberechtigten Mitgliedern. Wenn keine Beschlussfähigkeit vorliegt, führt der Vorstand eine schriftliche und anonymisierte Abstimmung unter allen ordentlichen Mitgliedern durch. Diese Abstimmung hat innerhalb von 6 Monaten nach der Versammlung zu erfolgen. Die einfache Mehrheit entscheidet.

 

9.8. Den Vorsitz in der Generalversammlung führt der/die PräsidentIn, in dessen/deren Verhinderung der/die SekretärIn. Wenn auch diese/r verhindert ist, so führt das an Jahren älteste anwesende Vorstandsmitglied den Vorsitz.

 

9.9. In der Generalversammlung entscheidet die einfache Stimmenmehrheit. Bei Stimmengleichheit entscheidet die Stimme des Vorsitzenden. Beschlüsse, mit denen das Statut des Vereins geändert oder der Verein aufgelöst werden soll, bedürfen jedoch einer qualifizierten Mehrheit von zwei Dritteln der abgegebenen gültigen Stimmen.

9.4. Request for an agenda topic of the General Assembly must be directed to the Executive Board via written notice or e-mail with a minimum of three days advance notice.

 

9.5. Valid decisions – except requests for an extraordinary General Assembly – can only be made to points listed on the agenda.

 

 

9.6. All members can take part in the General Assembly. All members except Associates are eligible to vote. Every member has one vote.

 

9.7. Twenty members with voting rights are necessary to make final decisions. If the criterion of 20 voting members present is not fulfilled, the Executive Board shall conduct a poll within 6 months including all regular members. Simple majority decides.

 

 

 

9.8. The President chairs the meeting, or the Secretary in the President’s absence, or the oldest member of the Executive Board by age if the Secretary is also absent.

 

9.9. In the General Assembly, simple majority rules.  If there is a tie, the outcome is determined by the vote of the person chairing the meeting.  Decisions regarding changes in the by-laws of the Society, or its dissolution, require a two-thirds majority.

§ 10: Aufgaben der Generalversammlung

 

10.1. Der Generalversammlung sind folgende Aufgaben vorbehalten:

a.      Entgegennahme und Genehmigung des Rechenschaftsberichts und des Rechnungsabschlusses unter Einbindung der Rechnungsprüfer vor dem Beschluss über die Annahme.

b.      Wahl und Enthebung der Mitglieder des Vorstands und der Rechnungsprüfer

c.      Genehmigung von Rechtsgeschäften zwischen Rechnungsprüfern und Verein

d.      Entlastung des Vorstands

e.      Festsetzung der Mitgliedsbeiträge, die möglichst gering gehalten werden sollen.

f.       Aberkennung der Ehrenmitgliedschaft

g.      Beschlussfassung über Statutenänderungen

h.      Beschlussfassung der freiwilligen Auflösung des Vereins

i.       Beratung und Beschlussfassung über sonstige auf der Tagesordnung stehende Punkte

 

10.2. Die Generalversammlung kann festlegen, dass die Wahl der der Mitglieder des Vorstands und der Rechnungsprüfer elektronisch erfolgt.

$ 10: Duties of the General Assembly

 

10.1. The General Assembly fulfills the following duties:

a.      Hearing the report of the Executive Board, the report on financial issues and deciding whether to accept them. The auditors have to be heard on these issues before there is a vote to accept.

b.      Election of the Executive Board and the Auditors.

c.      Deciding on any business between Auditors and the Society

d.      Releasing the Executive Board from duties

e.      Decisions on membership fees, which should be kept to a minimum

f.       Removal of a fellow or honorary membership

g.      Decisions on changes to by-laws

h.      Decisions on the dissolution of the Society

i.       Discussion and decision on issues that are on the agenda of the General Assembly

 

 

10.2. The General Assembly can determine that the election of the Executive Board members and the Auditors takes place electronically.

§ 11: Vorstand

 

11.1. Der Vorstand besteht aus folgenden Mitgliedern:

a.      PräsidentIn

b.      SekretärIn

c.      KassierIn

d.      mindestens 6 weiteren gewählten Mitgliedern

 

 

11.2. Der frühere gewählte PräsidentIn, SekreträrIn, KassierIn werden für drei   Jahre in den Vorstand kooptiert.

 

11.3. Die Funktionsperiode des Vorstands beträgt drei Jahre; Wiederwahl ist möglich. Für PräsidentIn, SekretärIn und KassierIn ist jedoch nur eine direkte Wiederwahl möglich (für andere Vorstandsmitglieder ist dies zweimal möglich), beziehungsweise eine Neuwahl nach 3 Jahren ordentlicher Mitgliedschaft.

 

 

11.4. PräsidentIn und SekretärIn müssen ordentliches Mitglied der International Commission on Occupational Health (ICOH) sein oder die Voraussetzungen für Mitgliedsantrag erfüllen und bereit sein Mitglied der ICOH zu werden..

 

11.5. Der Vorstand wird von dem/der  PräsidentIn, bei Verhinderung von dem/der SekretärIn, schriftlich oder mündlich einberufen. Ist auch diese/r auf unvorhersehbar lange Zeit verhindert, darf jedes sonstige Vorstandsmitglied den Vorstand einberufen.

 

11.6. Der Vorstand ist beschlussfähig, wenn alle seine Mitglieder eingeladen wurden und mindestens die Hälfte von ihnen anwesend ist.

 

11.7. Der Vorstand fasst seine Beschlüsse mit einfacher Stimmenmehrheit; bei Stimmengleichheit gibt die Stimme des/der Vorsitzenden den Ausschlag.

 

11.8. Den Vorsitz führt der/die  PräsidentIn, bei Verhinderung der/die SekretärIn. Ist auch diese/r verhindert, obliegt der Vorsitz dem an Jahren ältesten anwesenden Vorstandsmitglied oder jenem Vorstandsmitglied, das die übrigen Vorstandsmitglieder mehrheitlich dazu bestimmen. Außer durch den Tod und Ablauf der Funktionsperiode (Abs. 3) erlischt die Funktion eines Vorstandsmitglieds durch Enthebung (Abs. 9) und Rücktritt (Abs. 10).

 

 

11.9. Die Generalversammlung kann jederzeit den gesamten Vorstand oder einzelne seiner Mitglieder entheben. Die Enthebung tritt mit Bestellung des neuen Vorstands bzw. Vorstandsmitglieds in Kraft.

 

 

11.10. Die Vorstandsmitglieder können jederzeit schriftlich ihren Rücktritt erklären. Die Rücktrittserklärung ist an den Vorstand, im Falle des Rücktritts des gesamten Vorstands an die Generalversammlung zu richten. Der Rücktritt wird erst mit Wahl bzw. Kooptierung (Abs. 2) eines Nachfolgers wirksam.

 

11.11. Der OrganisatorIn des als nächstes anstehenden Symposiums kann für die Wahlperiode, welche das jeweils sich in Planung befindende Symposium einschließt, in den Vorstand kooptiert werden. Der Vorstand kann zusätzliche Mitglieder für bis zu 3 Jahre am Stück kooptieren.

 

11.12.  Der Vorstand kann für einzelne Aufgabenfelder Komitees einrichten und deren Vorsitzende für eine festgelegte Zeitperiode ernennen.

§ 11: Executive Board

 

11.1. The Executive Board consists of the following members:

a.      President

b.      Secretary

c.      Treasurer

d.      Minimum of 6 other elected members

 

 

11.2. The former President, Secretary, Treasurer are co-opted into the Executive Board for three years.

 

11.3. Functional period of the Executive Board is 3 years. Re-election is possible. For President, Secretary, and Treasurer direct re-election is possible only once, for Executive Board members: twice; further re-election can only take place after 3 years of regular membership.

 

 

11.4. President and Secretary need to be members of ICOH or eligible and willing to become a member of ICOH.

 

 

 

11.5. Executive Board is convened in writing or verbally by the President or the Secretary if the President is not available. If he/she is not available for an unforeseeable time then any Executive Board member can convene the Board.

 

11.6. The Executive Board is quorate if all members have been invited and at least half of them are present.

 

11.7. Decisions are made by majority. In case of a split vote, the chair of the meeting decides.

 

11.8. The President is chair of the Executive Board. If the President is not available, the Secretary is chair. If the Secretary is not available, then the oldest Executive Board member, by age, or the Executive Board member selected by simple majority of the other Executive Board members is chair. Executive Board membership terminates with death, at the end of the three year period, discharge or resignation.

 

11.9. The General Assembly can at any time elect new board members or a new Executive Board that immediately replaces the existing Executive Board.

 

 

11.10. Members of the Executive Board can ask to be discharged at any time. If the whole Executive Board resigns a General Assembly must be called. Resignation becomes effective when a successor has been elected or co-opted*.

 

 

11.11. The organizer of the next Symposium to be held can be co-opted into the Executive Board for the election cycle that includes the Symposium being planned. The Executive Board may co-opt additional members for up to 3 consecutive years.

 

11.12. The Executive Board is allowed to establish committees and functions, and appoint their chair for a predetermined period of time.

 

*Comment: The resignation of the whole board only takes effect with successors. Otherwise it would be unclear who is allowed to make decisions (e.g., paying a bill) for the society.

§ 12: Aufgaben des Vorstands

 

12.1. Dem Vorstand obliegt die Leitung des Vereins. Er ist das „Leitungsorgan“ im Sinne des Vereinsgesetzes 2002. Ihm kommen alle Aufgaben zu die nicht durch die Statuten einem anderen Vereinsorgan zugewiesen sind. In seinen Wirkungsbereich fallen insbesondere folgende Angelegenheiten:

a.      Einrichtung eines den Anforderungen des Vereins entsprechenden Rechnungswesens mit laufender Aufzeichnung der Einnahmen/Ausgaben und Führung eines Vermögensverzeichnisses als Mindesterfordernis

b.      Erstellung des Rechenschaftsberichts und des Rechnungsabschlusses

c.      Vorbereitung und Einberufung der Generalversammlung in den Fällen des § 9 Abs. 1 und Abs. 2 lit. a – c dieser Statuten

d.      Information der Vereinsmitglieder über die Vereinstätigkeit, die Vereinsgebarung und den geprüften Rechnungsabschluss

e.      Verwaltung des Vereinsvermögens

§ 12: Duties of the Executive Board

 

12.1. The Executive Board leads the Society. The Executive Board is the leading entity as defined by the Austrian association law of 2002. The Executive Board is responsible for all business that is not assigned to other entities of the Society.

Specifically the Executive Board is responsible for:

a.      Having the proper accounting on income and expenses and goods that belong to the Society

b.      Preparing the report of the organization for the General Assembly

c.      Preparing the General Assembly meeting in case of § 9.1. and § 9.2 a – c of these by-laws

d.      Informing members on the activities and the reviewed financial report of the Society

e.      Taking responsibility for the care of the goods owned by the Society

§ 13: Besondere Obliegenheiten einzelner Vorstandsmitglieder

 

13.1. Der/die PräsidentiIn führt die laufenden Geschäfte des Vereins. Der/die SekretärIn unterstützt den/die PräsidentIn bei der Führung der Vereinsgeschäfte.

 

13.2. Der/die PräsidentIn vertritt den Verein nach außen. Schriftliche Ausfertigungen des Vereins bedürfen zu ihrer Gültigkeit der Unterschriften von PräsidentIn und SekretärIn, SekretärIn und KassierIn, oder PräsidentIn und KassierIn.

 

13.3. Rechtsgeschäfte zwischen Vorstandsmitgliedern und Verein bedürfen der Zustimmung eines weiteren Vorstandsmitglieds und müssen in der Generalversammlung berichtet werden.

 

 

13.4. Bei Gefahr in Verzug ist der/die PräsidentIn berechtigt auch in Angelegenheiten, die in den Wirkungsbereich der Generalversammlung oder des Vorstands fallen, unter eigener Verantwortung selbständig Anordnungen zu treffen; im Innenverhältnis bedürfen diese jedoch der nachträglichen Genehmigung durch das zuständige Vereinsorgan.

 

13.5. Der/die SekretärIn führt die Protokolle der Generalversammlung und des Vorstands.

 

13.6. Der/die KassierIn ist für die ordnungsgemäße Geldgebarung des Vereins verantwortlich.

 

13.7. Im Fall der Verhinderung

a.      Vertritt der/die SekretärIn den/die PräsidentIn

b.      Der Vorstand kann Stellvertreter für SekretärIn und KassierIn wählen.

§13: Duties of specific Executive Board members

 

13.1. The President is in charge of running the Society. The Secretary supports the President in this task.

 

 

13.2. The President represents the Society externally.  Written documents of the Society are made official by the signatures of the President and Secretary, Secretary and Treasurer, or President and Treasurer.

 

13.3. Business dealings between members of the Executive Board and the Society have to be approved by another member of the Executive Board and be reported in the General Assembly.

 

 

13.4. In case of an emergency, the President is allowed to act alone on business normally under the purview of the General Assembly or the Executive Board – being personally responsible for all decisions made – such actions require the post-hoc approval of the respective entity.

 

13.5. The Secretary prepares the minutes of the General Assembly and Executive Board meetings.

 

13.6. The Treasurer shall keep proper accounts of the finances of the Society.

 

13.7. If the President, Secretary or Treasurer are unavailable to conduct the business of the Society:

a.      The Secretary replaces the President

b.      The Board has the authority to appoint a vice Secretary and a vice Treasurer.

 

§ 14: Rechnungsprüfer

 

14.1. Zwei Rechnungsprüfer werden von der Generalversammlung auf die Dauer von drei Jahren gewählt. Wiederwahl ist möglich. Der/die RechnungsprüferIn darf keinem Organ – mit Ausnahme der Generalversammlung – angehören, dessen Tätigkeit Gegenstand der Prüfung ist.

 

14.2. Den RechnungsprüferInnen obliegen die laufende Geschäftskontrolle, sowie die Prüfung des Finanzgebarens des Vereins im Hinblick auf die Ordnungsmäßigkeit der Rechnungslegung und statutengemäße Verwendung der Mittel. Der Vorstand hat den Rechnungsprüfern die erforderlichen Unterlagen vorzulegen und die erforderlichen Auskünfte zu erteilen. Die RechnungsprüferInnen haben dem Vorstand über das Ergebnis der Prüfung zu berichten.

 

14.3. Rechtsgeschäfte zwischen dem/der RechnungsprüferIn und Verein bedürfen der Genehmigung durch die Generalversammlung.

 

§ 14: Auditors*

 

14.1. Two Auditors are elected from the General Assembly for a three-year term. Re-election is possible. Auditors must not belong to any entity of the Society subject to the auditing process, except the General Assembly.

 

 

14.2. Auditors control and check the business and finances of the Society, according to the rules of business and the use of finances as defined in the by-laws. The Executive Board must provide the necessary documents and information. The Auditors report their findings to the Executive Board.

 

 

 

14.3. Business between Auditors and the Society must be approved by the General Assembly.

 

*Comment:

Two persons have to be elected by the General Assembly to check proper finances and to provide access to everything. They must  to report to the General Assembly.

 

§ 15: Schiedsgericht

 

15.1. Zur Schlichtung von allen aus dem Vereinsverhältnis entstehenden Streitigkeiten ist das vereinsinterne Schiedsgericht berufen. Es ist eine „Schlichtungseinrichtung“ im Sinne des Vereinsgesetzes 2002 und kein Schiedsgericht nach den §§ 577 ff ZPO.

 

 

15.2. Das Schiedsgericht setzt sich aus drei ordentlichen Vereinsmitgliedern zusammen. Es wird derart gebildet, dass ein Streitteil dem Vorstand ein Mitglied als Schiedsrichter schriftlich namhaft macht. Über Aufforderung durch den Vorstand binnen 7 Kalendertagen macht der andere Streitteil innerhalb von 14 Tagen seinerseits ein Mitglied des Schiedsgerichts namhaft. Nach Verständigung durch den Vorstand innerhalb von 7 Tagen wählen die namhaft gemachten Schiedsrichter binnen weiterer 14 Tage ein drittes ordentliches Mitglied zum/zur Vorsitzenden des Schiedsgerichts. Wenn sie sich nicht einigen, entscheidet unter den beiden Vorgeschlagenen das Los. Die Mitglieder des Schiedsgerichts dürfen keinem Organ – mit Ausnahme der Generalversammlung – angehören, dessen Tätigkeit Gegenstand der Streitigkeit ist.

 

15.3. Das Schiedsgericht fällt seine Entscheidung nach Gewährung beiderseitigen Gehörs bei Anwesenheit aller seiner Mitglieder mit einfacher Stimmenmehrheit. Es entscheidet nach bestem Wissen und Gewissen. Seine Entscheidungen sind vereinsintern endgültig.

 

§ 15: Arbitration Panel

 

15.1. Conflicts arising from the Society’s business are to be mediated by the Society’s arbitration panel. The Society’s arbitration panel* is an entity as defined by the Austrian association law of 2002 and not an arbitration panel per §§ 577 ff ZPO (Austrian legislature).

 

15.2. The arbitration panel consists of three regular Society members. Any arguing party may nominate one member of the arbitration panel by informing the Executive Board. The Executive Board, within 7 days, then invites the other arguing party to nominate another member of the arbitration panel within 14 days. After agreement of the Executive Board these two elected members of the arbitration panel then elect a third member as chair person of the arbitration panel within 7 days. If they cannot agree, the third member will be selected from their suggestions by lottery. The members of the arbitration panel must not belong to any party to the disagreement - with the exception of the General Assembly.

 

 

 

15.3. The arbitration panel decides with simple majority after hearing both arguing parties with all panel members being present. The decisions are binding within the Society.

 

Comment:

*Definition of an arbitration panel comprising three members of the Society is recommended for societies in Austria to minimize costs of legal processes.

 

§ 16: Freiwillige Auflösung des Vereins

 

16.1. Die freiwillige Auflösung des Vereins kann nur in einer Generalversammlung und nur mit Zweidrittelmehrheit der abgegebenen gültigen Stimmen beschlossen werden.

 

16.2. Diese Generalversammlung hat auch – sofern Vereinsvermögen vorhanden ist – über die Abwicklung des Vereins zu beschließen. Insbesondere hat sie einen/eine AbwicklerIn zu berufen und Beschluss darüber zu fassen, wem dieser/diese das nach Abdeckung passiv verbleibende Vereinsvermögen zu übertragen hat. Dieses Vermögen soll, soweit dies möglich und erlaubt ist, einer Organisation zufallen, die gleiche oder ähnliche Zwecke wie dieser Verein verfolgt, sonst Zwecken der Sozialhilfe.

 

§ 16: Voluntary dissolution of the Society

 

16.1. Dissolution can only be decided by the General Assembly and only with a 2/3 majority.

 

 

16.2. The General Assembly also decides about the clearance of the Society in case the Society holds capital. If the Society holds funds, the General Assembly must appoint a liquidator to decide where to delegate the funds remaining from the clearance process. If possible and permitted, the remaining funds shall be transferred to an organization with aims comparable to WTS, otherwise it should be transferred to charity.

 


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